Quel logiciel de caisse choisir ?

logiciel de caisse

L’époque des vieilles caisses enregistreuses volumineuses est révolue. Désormais, les entreprises utilisent des logiciels de gestion de caisse pour gérer leur affaire. En effet, cet outil informatique a de nombreux avantages. Cependant, les variétés de logiciel de caisse sont nombreuses. Quels sont les critères pour en choisir un selon sa firme et en fonction de son budget ?

Avantages d’un logiciel de caisse performant ?

Les logiciels de caisse disponibles sur le marché se composent en général de la composante virtuelle « le logiciel » ainsi que du matériel correspondant pour le faire fonctionner (tiroir-caisse, tablette ou ordinateur, imprimante, terminal de paiement, lecteur de codes-barres, etc.). En effet, il faut que le logiciel soit compatible avec le matériel. Cependant, si l’entreprise possède d’ores et déjà des tablettes et matériels nécessaires, l’on peut se doter uniquement de la partie virtuelle.

Le logiciel de caisse enregistreuse ou logiciel de caisse permet de gérer tous les encaissements d’une entreprise. En effet, il permet d’enregistrer tous les achats et d’éditer les tickets de caisse. De plus, il permet de gérer les entrées de marchandises ainsi que les sorties de produits. Toutes les données concernant les ventes sont enregistrées au sein de ce logiciel. C’est pourquoi c’est un outil indispensable pour toute entreprise. Il se doit d’être performant comme les modèles récents de logiciel caisse tactile.

L’utilisation d’un logiciel caisse comporte plusieurs avantages : 

– économie de temps lors du traitement des données comptables,

– amélioration de la gestion des stocks,

– preuve en cas de contrôle fiscal.

Choix en fonction de sa firme

Tout d’abord, il faut identifier les besoins de son entreprise. Quelles fonctionnalités sont nécessaires au bon fonctionnement du travail ? 

À titre d’exemple :

– un salon de coiffure ou un centre de bien-être a besoin que son logiciel gère les rendez-vous des clients et les cartes de fidélité.

– un restaurant a besoin que son logiciel arrive à gérer plusieurs commandes à la fois à distance et à proposer plusieurs menus aux clients.

– un food truck a besoin que logiciel de caisse en ligne fonctionne en ligne et hors connexion lors des déplacements.

– une boulangerie  a besoin que le processus d’encaissement soit rapide. De plus, le logiciel doit être capable de signaler lorsqu’un réapprovisionnement est nécessaire. Il doit aider à la gestion des stocks.

Il faut choisir le logiciel de caisse qui répond aux spécificités de son activité.

Choix en fonction du budget

Il existe des logiciels gratuits et d’autres payants. Les logiciels gratuits sont adaptés aux petites structures et aux start-ups qui n’ont besoin que des fonctionnalités de base : vente, édition de ticket, gestion de stock, etc. Les fonctionnalités de cette version gratuite sont limitées. Si l’entreprise a besoin des analyses statistiques et des données comptables plus élaborées, il faut faire appel à une version de logiciel pour caisse enregistreuse payante. De plus, le logiciel de caisse multi magasins n’est disponible qu’en mode payant.

Avant de souscrire à un contrat avec un fournisseur, il faut s’informer sur les coûts additionnels de maintenance mensuels en cas de problème. Il faut également se renseigner si des coûts supplémentaires sont à prévoir pour les mises à jour. Il faut demander si la version offline est gratuite et si une formation sur l’utilisation du logiciel est comprise dans le tarif de base.

Il est à noter que depuis 2018 les entreprises assujetties à la TVA doivent posséder un logiciel de caisse certifié. Si le logiciel ne correspond pas à ces critères, la firme peut recevoir une lourde amende.

Choix en fonction de la simplicité d’utilisation

Le logiciel de caisse doit être facile à utiliser. En effet, le passage à la caisse doit être rapide. Il est important que la finalisation d’un achat se face en quelques clics. La plupart des firmes proposent une version de démonstration de leur logiciel de caisse. Il ne faut pas hésiter à essayer pour voir si celui-ci correspond aux attentes. 

De plus, il faut noter les services complémentaires offerts par les éditeurs du logiciel avant de faire son choix :

– La firme propose-t-elle une formation gratuite sur l’utilisation du logiciel ?

– Peut-on joindre un technicien rapidement par mail ou par téléphone en cas de problèmes ? En effet, tout arrêt, même temporaire peut être néfaste pour l’entreprise et pour son image.

– Est-ce que la maintenance peut se faire à distance et quel est le délai de réponse ? Est-ce que l’assistance est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ?

– Les données sont-elles stockées de manière sécurisée ?

– Y a-t-il une synchronisation des données entre le mode offline et online ?

– Le logiciel est-il utilisable sur ordinateur, tablette et téléphone à la fois ?

– Le logiciel requiert quelles caractéristiques matérielles pour pouvoir fonctionner ? MAC, PC ou les deux à la fois.

Certains logiciels de caisse sont spécifiques d’un commerce en particulier comme la restauration ou la gestion des supermarchés. Si le secteur d’activité de l’entreprise est très spécifique, il est conseillé de voir les avis des spécialistes de ce secteur sur les forums avant de s’engager.

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